Meldepflicht für Kassensysteme – Ab 2025
Was ist die Kassenmeldung?
Die Kassenmeldung ist eine gesetzliche Pflicht nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wonach Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt registrieren müssen. Ziel ist es, Manipulationen zu verhindern und eine transparente steuerliche Kontrolle zu ermöglichen.
Gemäß §146a AO und KassenSichV müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, einschließlich der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), über das ELSTER-Portal oder automatisiert via BackNet gemeldet werden.
Die Registrierung muss vor der ersten Nutzung erfolgen. Änderungen wie Außerbetriebnahmen oder TSE-Wechsel sind ebenfalls zu melden, damit das Finanzamt stets aktuelle Daten erhält.
Zum 1. Januar 2025 treten neue Regelungen zur Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme in Kraft. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Kassenmeldung wichtig ist, welche Daten gemeldet werden müssen und wie Sie den Meldeprozess effizient gestalten können.
Hintergrund
Mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) sowie der Einführung des § 146a der Abgabenordnung (AO) wurde Unternehmen auferlegt, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Zudem wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um Manipulationen durch einen Abgleich von Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware zu erschweren.
Darüber hinaus besteht nach § 146a Abs. 4 AO die Verpflichtung, die eingesetzten Kassensysteme sowie die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung elektronisch dem Finanzamt zu melden. Da ein entsprechendes Meldeverfahren bisher nicht verfügbar war, wurde diese Verpflichtung mit einem BMF-Schreiben vom 6. November 2019 vorübergehend ausgesetzt. Die Finanzverwaltung hat nun die elektronische Meldemöglichkeit weiterentwickelt, sodass sie ab dem 1. Januar 2025 über “Mein ELSTER” und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung steht und via BackNet können Sie dann in Zukunft eine automatisierte Kassenmeldung veranlassen. Alle wichtigen Aspekte Meldepflicht werden in diesen folgenden Artikel beleuchtet und versucht Ihnen näherzubringen.
Meldepflicht für Kassensysteme
Wen betrifft die Meldepflicht ab 2025?
Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme beim Finanzamt zu melden – unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet oder geleast wurden. Dazu zählen unter anderem:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen
- Tablet- oder App-Kassensysteme
- Waagen mit Kassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
Diese Systeme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Fristen für die Meldung von Kassensystemen
- Anschaffung vor dem 1. Juli 2025: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 erforderlich.
- Anschaffung ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme.
- Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Stilllegung.
Was muss gemeldet werden?
Nicht nur die Inbetriebnahme, sondern bereits der Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist meldepflichtig. Das bedeutet, dass auch ungenutzte, aber einsatzbereite Geräte gemeldet werden müssen. Zudem sind Unternehmen verpflichtet, dem Finanzamt die Außerbetriebnahme eines Systems – etwa durch Verkauf oder Entsorgung – mitzuteilen.
Pro Betriebsstätte ist eine einheitliche Meldung einzureichen, die alle dort eingesetzten Kassensysteme umfasst. Jedes System darf nur einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Bei mehreren Betriebsstätten ist für jede einzelne eine separate Meldung erforderlich.
Fristen und Folgen bei verspäteter Meldung
Unternehmen, die die Kassenmeldepflicht nicht einhalten, riskieren erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen. Mögliche Folgen sind Bußgelder, steuerliche Schätzungen durch das Finanzamt sowie eine intensivere Prüfung der Buchführung, da nicht gemeldete Kassensysteme als manipulationsanfällig gelten. Zudem kann es zu zusätzlichen Kosten durch Nachmeldungen und technische Nachrüstungen kommen.
Praktische Tipps für eine reibungslose Umsetzung
✔ Frühzeitige Planung: Rechtzeitig mit der Integration der neuen Anforderungen beginnen, um Verzögerungen zu vermeiden.
✔ Termingerechte Meldung: Die Registrierung der Kassensysteme vor der Inbetriebnahme sicherstellen und Änderungen wie Außerbetriebnahme oder TSE-Austausch fristgerecht melden.
✔ Automatisierte Meldung nutzen: Backnet Entwicklungs- & Support GmbH ermöglicht eine effiziente und rechtskonforme Übermittlung der Kassenmeldungen, reduziert manuellen Aufwand und spart Zeit.
Hinweis
Die Informationen und Auskünfte der Backnet Entwicklungs- & Support GmbH dienen als Service für unsere Kunden. Sie bieten erste Orientierungshilfen, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Trotz sorgfältiger Erstellung übernimmt die Backnet Entwicklungs- & Support GmbH keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit. Eine individuelle Beratung, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater, kann dadurch nicht ersetzt werden.
Wie weit ist BackNet Stand Mai 2025 ?
Wir sind mit der Entwicklung abgeschlossen und Sie können das Modul “Kassenmeldung” bei uns in zukunft bestellen. Ab dem 10. Juni erhalten Sie von uns die Unterlagen mit allen wichtigen Informationen zur Kassenmeldung.