E-Rechnungspflicht ab 2025 (Update Dez. 2024)
Elektronische Rechnungen in Deutschland:
Einführungszeitpunkt und geplante Anforderungen
Durch das Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, dass ab dem 1. Januar 2025 für inländische B2B-Umsätze (Geschäfte zwischen Unternehmen) eine verpflichtende E-Rechnung eingeführt wird.
Der Bundesrat stimmte diesem Gesetz am 23. März 2024 zu. Die Bundesregierung zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) plant später, ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen, welches den EU-Vorgaben entspricht. Es wird diskutiert, ob der Rechnungsaustausch über eine staatliche oder private E-Rechnungs-Plattformen erfolgen soll, die alle steuerrelevanten Daten an die Finanzverwaltung übermitteln.
Wichtige Aspekte zur E-Rechnung
1. E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze verpflichtend.
2. E-Rechnung gemäß EN 16931
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllen diese Norm bereits. Rein digital versendete PDF-Rechnungen, die im Sprachgebrauch bisher als E-Rechnung tituliert wurden, sind nicht mehr zulässig, ebenso reine Papierrechnungen.
3. Verpflichtung für alle Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, wobei es Übergangsregelungen geben wird.
4. Übergangsregelungen
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt ab dem 1. Januar 2025. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und andere Formate (z.B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch andere Formate nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bleibt auch über 2028 hinaus erlaubt, sofern die daraus erzeugten Rechnungen durch Ergänzungen des Formates der europäischen Norm EN 16931 dann entsprechen.
5. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.
6. Einführung eines Meldesystems zu einem späteren Zeitpunkt
Zu einem späteren Zeitpunkt wird eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches Verwaltungssystem erforderlich sein. Diese Meldungen sollen im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen erfolgen.
Anmerkungen:
Obige Angaben der Punkte 1 – 6 sind vorläufig, da das endgültige Schreiben des BMF noch nicht vorliegt. Wir hoffen, Ihnen in unserem nächsten Newsletter detailliertere Informationen bieten zu können.
Die E-Rechnung für B2G in Deutschland
Ab dem 18. April 2020 müssen die Bundesländer die elektronische Rechnungsstellung gemäß der europäischen Richtlinie 2014/55/EU unterstützen. Die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung hängt davon ab, dass jedes Bundesland seine eigene Umsetzung der europäischen Richtlinie in Form einer Rechtsverordnung erlässt, die Kommunikationssysteme, Formate und Zugangspunkte regelt. Einzige Voraussetzung ist, dass die Anbindung über Peppol in jedem Fall angeboten werden muss.
Die Bundesländer, die ihre Lieferanten demnächst zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichten werden, sind Rheinland-Pfalz am 1. Januar 2024 und Hessen im April 2024.
Genauere Informationen können Sie unter folgendem Link bekommen: ERechV
Wie weit ist BackNet Stand August 2024 ?
Die Variante „ZUGFeRD 2.x“ ist in größten Teilen fertiggestellt und wird nach weiteren Tests im Lauf des Jahres zur Verfügung stehen.
Bei der Variante „XRechnung“ sind wir mitten in der Entwicklung. Über den weiteren Stand werden wir Sie im nächsten Monat weiter informieren.
Update September 2024:
Bitte beachten Sie, dass die Module und Erweiterungen für die E-Rechnungspflicht ausschließlich in BackNet Connect ERP umgesetzt werden.
ZuGFeRD 2.3 wurde veröffentlicht:
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische FNFE-MPE haben eine neue Version von ZUGFeRD/Factur-X veröffentlicht, die kostenfrei für den elektronischen Rechnungsaustausch genutzt werden kann. Sie basiert auf der europäischen Norm EN16931, ermöglicht den Versand von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Europa und erfüllt die Anforderungen des Bundesfinanzministeriums für E-Rechnungen. Die neue Version 2.3 fokussiert sich auf die Anforderungen der französischen E-Rechnungs-Pflicht und ist somit nicht unbedingt für den deutschen Markt relevant.
Bitte beachten Sie, dass nur ZUGFeRD ab Version 2.x als E-Rechnung im Sinne des geänderten Umsatzsteuergesetzes anerkannt ist. Version 1.0 wird als sonstige Rechnung eingestuft und erfüllt ab dem 01.01.2025 nicht die gesetzlichen Anforderungen.
Update Oktober 2024:
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Unternehmen die gesetzliche Pflicht, digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese digitalen Rechnungen, im maschinenlesbaren und strukturierten Format, bieten im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten zahlreiche Vorteile. Sie lassen sich automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was Zeit spart, Kosten senkt und Fehler durch manuelle Eingaben reduziert.
Die Norm EN 16931 legt die Anforderungen an das Rechnungsformat fest, und in Deutschland erfolgt die Umsetzung über Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Während ZUGFeRD sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar ist, richtet sich XRechnung ausschließlich an die maschinelle Verarbeitung. Besonders im öffentlichen Sektor ist XRechnung bereits Pflicht und wird zunehmend zur Norm, da dieses XML-basierte Format alle Rechnungsdaten strukturiert und direkt in Buchhaltungssysteme übertragen kann.
Die größte Herausforderung für Unternehmen bleibt jedoch die Visualisierung von XRechnungen für Menschen. Hier kommt BackNet ins Spiel: Mit unserer flexiblen Integration von XML-Daten bieten BackNet eine effiziente Lösung, um XRechnungen visuell ansprechend darzustellen – für eine bessere Übersicht und einfachere Bearbeitung.
Zeitplan zur Umsetzung des B2B-E-Rechnungsprojekts
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat einen Fahrplan zur Einführung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorgestellt, der die Nutzung und Anforderungen verschiedener Rechnungsformate schrittweise regelt.
- 01.01.2025:
Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Ausstellung von E-Rechnungen bleibt vorerst freiwillig. Eine zentrale nationale Plattform zur Abwicklung wird es nicht geben. - 01.01.2027:
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtend. - 01.01.2028:
Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen elektronische B2B-Rechnungen ausstellen.
Zulässige Formate nach Phase:
- 01.01.2025:
- Papierformate bleiben weiterhin zulässig.
- E-Rechnungen im Format EN 16931 (das semantische Modell für Rechnungsdaten) werden unterstützt. Nationale Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie weitere Formate (z.B. XML, EDIFACT) sind ebenfalls erlaubt.
- 01.01.2027:
- Papierformate bleiben unter bestimmten Bedingungen zulässig.
- E-Rechnungen nach EN 16931 sowie die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind weiterhin nutzbar. Weitere Formate wie XML und EDIFACT können unter besonderen Bedingungen verwendet werden.
- 01.01.2028:
- Nur E-Rechnungen nach EN 16931 sowie Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind zulässig. Andere Formate (z.B. XML, EDIFACT) dürfen verwendet werden, sofern sie mit EN 16931 kompatibel sind.
Update November 2024:
Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen in Deutschland
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Diese Rechnungen werden in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet, um eine automatisierte Bearbeitung zu ermöglichen. Die neue Regelung ist ein bedeutender Meilenstein in der digitalen Transformation der Wirtschaft. Ab 2028 wird die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen im B2B-Bereich hinzukommen.
Modernisierung und Herausforderungen für Unternehmen
Viele Betriebe nutzen die Umstellung, um ihre internen Abläufe, insbesondere in der Finanzbuchhaltung, zu modernisieren. Dennoch stellt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen.
Hintergrund: ViDA-Initiative der EU
Die EU-Kommission plant im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), ab 2030 eine E-Rechnungspflicht sowie ein elektronisches Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze einzuführen. Ziel ist die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug. Die E-Rechnung soll dabei in Form eines strukturierten Datensatzes zum Standard für die B2B-Rechnungsstellung werden. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erfüllen bereits die entsprechenden EU-Normen und werden häufig genutzt.
Kurzfristig Betroffene und rechtliche Vorgaben
Bereits ab Januar 2025 müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass Betriebe keinen Anspruch auf alternative Rechnungsformate haben, auch wenn sie technisch noch nicht vorbereitet sind. Ausnahmen gelten nur für steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Kleinunternehmer sind vorerst von der Ausstellungspflicht ausgenommen, vorausgesetzt, der Bundesrat stimmt dem Jahressteuergesetz 2024 zu.
Chancen durch E-Rechnungen
Im Gegensatz zu klassischen PDF-Rechnungen ermöglichen E-Rechnungen durch ihr maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat eine automatisierte Weiterverarbeitung in der Buchhaltungssoftware. Dies reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehlerquellen. Unternehmen müssen jedoch auch in revisionssichere Archivierungssysteme investieren, die die gesetzlich vorgeschriebene, mindestens achtjährige Aufbewahrung gewährleisten.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Die Zeit drängt: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen. Trotz der späteren Ausstellungspflicht ab 2028 empfiehlt es sich, frühzeitig in entsprechende Technologien zu investieren. Eine erfolgreiche Umsetzung der neuen Vorgaben könnte nicht nur die Effizienz betrieblicher Abläufe steigern, sondern auch die Digitalisierung in Unternehmen insgesamt vorantreiben. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen, was langfristig die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.
Quelle: DIHK
Wie weit ist BackNet Stand November 2024 ?
- Bei Ausgangsrechnungen werden die erstellten Rechungen validiert, um Fehler in den Rechnungen möglichst umfänglich auszuschliessen.
- Integration von nicht steuerbaren Umsätzen (0 % USt)
Achtung
Derzeitiger gesetzlicher Stand der E-Rechnungs-Definition ist, dass auf Positionsebene nur Nettobeträge ausgewiesen werden können. Eine Rückrechnung von Brutto auf Nettopreise ist nicht möglich. Es sind gesetzlich derzeit also nur Nettorechnungen möglich.
Update Dezember 2024:
Connect ERP Modul E-Rechnung ab sofort erhältlich!
Das neue Modul in BackNet Connect ERP ermöglicht die gesetzeskonforme Digitalisierung Ihres Rechnungswesens. Es unterstützt das Anzeigen, den Versand und die Validierung von E-Rechnungen im Zugferd- und XRechnungs-Standard sowie die Einhaltung der Norm EN16931, einschließlich der Abbildung nicht steuerbarer Umsätze. So werden Fehler minimiert und Steueranforderungen zuverlässig erfüllt.
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